В этом месяце я получил 972 электронных письма — примерно столько же, сколько в прошлом. Это не считая сотен мейлов, которые Гмейл сваливает в отдельные папки — ответы на мои сообщения, обновления соцсетей и рекламный мусор.
В большинстве случаев кто-то пытается рассказать мне о своем продукте или звонит журналист с просьбой дать комментарий по вопросу, связанному с моей профессиональной областью — маркетингом. Иногда бывают «холодные звонки» от тех, кого я не знаю, и мне нужно лишь пару минут, чтобы понять — это звонок специалиста специалисту или мой номер просто был в базе, которую выдали сотруднику.
1. Я могу
Не спешите сообщать людям, что «можете» сделать что-то. Никто не просит вас сделать так, чтобы наступил мир во всем мире, а на конкретные вопросы о выполнимых вещах лучше отвечать не «я смогу сделать Х», а «сделаю Х». Когда вы обещаете, что «сможете» закончить отчет к дедлайну, звучит так, будто вы сами пытаетесь убедить себя в этом — а значит, сомневаетесь в своих навыках, не умеете распоряжаться временем или у вас есть дела поважнее.
2. Вряд ли
Слово, которого точно следует избегать в деловой переписке. Тот, кто говорит, что «вряд ли сделает что-то» или «вряд ли придет на встречу», вызывает мгновенную неприязнь. Примите предложение или откажитесь, пояснив причину — и будете выглядеть более выигрышно по сравнению с «вежливым» мямлей, который только увеличивает неопределенность.
3. В целом / обычно
Благодаря этому слову адресату становится очевидно, что у вас на руках недостаточно фактов или вы прибегаете к утешающему самообману. Когда вы пишете, что бухгалтерия «в целом» не утвердила ваш отчет о расходах или что начальник «обычно» опаздывает на работу, это говорит о том, что вы преувеличиваете или приуменьшаете истину.
4. Я подозреваю
Если вы не следователь из прокуратуры, прекратите что-либо «подозревать». Не прячьтесь за туманом слов, говорите прямо. Надежный источник сообщил, что инвестор готовится покинуть проект? У вас есть конкретные факты, которые оправдывают ваш новый новый маркетинговый план? Так и скажите.
5. Невозможно
Могу поспорить, что Марк Цукерберг никогда не употреблял слово «невозможно» в мейлах. После такого ответа получатель мгновенно перестает верить в вас. Вместо этого сообщите, почему это будет трудно выполнить или просто откажитесь соблюдать предложенную схему. Но не тратьте попусту время людей, сообщая о чем-то, что «невозможно».
6. Меня беспокоит
Мы все чем-то обеспокоены. Сообщая о своем беспокойстве в электронном письме, вы заставляете адресата сомневаться в вашей компетентности. Не сообщайте о своих эмоциях — просто обрисуйте потенциальную проблему и предложите решения.
7. Я сомневаюсь
Рассказ о сомнениях ведет к еще большим сомнениям. Лучше просто попросить разъяснить вопрос, который вы не поняли, или изложить свои аргументы против. Когда вы пишите, что «сомневаетесь», кажется, что вы либо недостаточно разбираетесь в теме, либо она вам не слишком интересна.
8. Нужно
Нам всем что-то нужно. Привычка употреблять это слово в письмах делает вас придирой в глазах коллег. «Нужно», чтобы вы закончили отчет. Зачем? Избегайте этого слова и прямо говорите: «пожалуйста, приходите завтра на час раньше, чтобы мы вместе просмотрели отчет до встречи с клиентом».
9. Сложно / трудно
Отправили письмо, употребив в нем слово «сложности» или «затруднения»? Оно значит, что вы неудачник, пребывающий в растерянности. Это не тот тон, с которого нужно начинать просьбу о фандрайзинге — никто не хочет связываться с теми, кто терпит крах.
10. Вероятно
Лишь немногие из нас профессионально занимаются предсказаниями будущего. Употребляя слово «вероятно», вы производите впечатление того, кто с трудом ориентируется в теме и не обладает нужными фактами, чтобы что-то утверждать. «Вероятно», вы не слишком уверены в себе и своем деле.
